Informativa per il trattamento dei dati personali riguardante la produzione di materiale video, fotografico e multimediale, giornalistico, promozionale e divulgativo

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR), si forniscono le informazioni sull’utilizzo dei dati personali riguardanti soggetti (personale, rappresentanti delle Istituzioni, ecc.) partecipanti agli eventi pubblici organizzati e promossi dal Comune di Napoli (quali convegni, conferenze stampa, incontri, workshop e iniziative di divulgazione pubblica) e coinvolti in videoriprese, fotografie e materiale multimediale promozionale e divulgativo.  

Titolare del trattamento e Responsabile per la Protezione dei Dati Il titolare del trattamento è Il Comune di Napoli, nella persona del Sindaco, quale legale rappresentante, con sede in Piazza Municipio – 80132 Napoli. I dati di contatto del Titolare sono: protocollo@pec.comune.napoli.it. I contatti del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) sono: protocollo@pec.comune.napoli.it.

I dati sono acquisiti dal Comune di Napoli, per predisporre materiali video, fotografici e multimediali, da utilizzare sia come strumento promozionale o divulgativo delle attività, per dar conto all’esterno, in particolare al complesso degli stakeholder, in modo esaustivo e comprensibile, del corretto utilizzo delle risorse e della produzione di risultati in linea con gli scopi istituzionali (public accountability), sia per le attività di comunicazione interna ed esterna affidate all’ufficio stampa, comprendenti la progettazione di eventi e di siti web tematici in uso.

I video, le foto e i materiali multimediali raccolti potranno essere impiegati per:
1. la pubblicazione su siti appartenenti al sistema Web del Comune di Napoli (www.comune.napoli.it) e sulle piattaforme social istituzionali (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube, ecc.);
2. l’invio agli organi di stampa, nell’ambito delle attività di gestione delle relazioni con il sistema dei mass media (testate giornalistiche di carta stampata e/o web, radio, televisioni, blog, ecc.);
3. l’utilizzazione in attività di divulgazione a livello locale, nazionale e internazionale nell’ambito dell’attività di comunicazione del Comune di Napoli;
4. la conservazione nell’archivio storico del Comune di Napoli.

La base giuridica del trattamento è il perseguimento di finalità istituzionali – rientranti nell’esercizio delle funzioni pubbliche ex art. 6, par. 1, lett. e) GDPR – di comunicazione pubblica e istituzionale, come previsto dalla L. 150/2000. In particolare l’attività viene svolta per: sensibilizzare su temi di interesse pubblico e sociale; illustrare le attività e le iniziative del Comune di Napoli; promuovere l’immagine del Comune di Napoli in Italia, in Europa e nel mondo, dando visibilità a eventi di importanza locale, regionale, nazionale ed internazionale di cui è partecipe o promotore il Comune di Napoli.

Nei casi in cui il trattamento lo richieda, il consenso dell’interessato verrà richiesto mediante l’apposito modulo allegato (A) e per le sole finalità di trattamento inizialmente riportate. Si evidenzia che ai sensi dell’art. 97 della L. 633/1941 “Non occorre il consenso della persona ritrattata quando la riproduzione dell'immagine è giustificata dalla notorietà o dall'ufficio pubblico coperto (...), da scopi scientifici, didattici o culturali, o quando la riproduzione è collegata a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico”. Non sarà pertanto richiesto il consenso all’interessato ripreso in immagini fotografiche o video che siano effettuate in luoghi e spazi presso i quali si svolgono eventi pubblici (convegni, conferenze stampa, workshop, incontri ed azioni di divulgazione pubblica, iniziative e saloni di orientamento, ecc., realizzati anche presso sale comunali, spazi cittadini, ecc.).

I dati trattati riguardano in primis le immagini fotografiche, i video e le tracce audio dei soggetti partecipanti agli eventi pubblici organizzati dal Comune di Napoli e coinvolti nelle riprese effettuate negli eventi stessi. L’effettuazione delle attività di ripresa da parte di personale autorizzato sarà chiaramente identificata con apposita segnaletica, consentendo ai partecipanti di evitare di transitare in aree soggette a video/audioripresa. Qualora l’evento preveda un’organizzazione con inviti o comunicazioni ad hoc, l’informativa di riferimento sull’utilizzo dei contatti forniti dagli interessati all’evento per inoltro di inviti e/o comunicazioni è quella fornita in fase di raccolta del dato sulla sezione sito dell’evento.   

Il materiale così raccolto potrà essere modificato, adattato e utilizzato, a titolo gratuito, per le attività di divulgazione e comunicazione del Comune. La raccolta dei dati avverrà nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali è necessario il trattamento.

I dati personali saranno trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza previsti dalla legge, con l’ausilio di strumenti atti a registrare e memorizzare i dati stessi e comunque, in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la riservatezza dell’interessato. Specifiche misure di sicurezza saranno osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto dell’art. 32 GDPR.

I dati di contatto verranno utilizzati esclusivamente dal personale assegnato all’Ufficio Stampa e non saranno oggetto di comunicazione, né di diffusione.

I dati saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori assegnati ai competenti uffici, autorizzati al trattamento ex art. 29 GDPR (Servizio Comunicazione e portale Web, Servizio Ufficio Stampa, Ufficio di Gabinetto, Servizio Cerimoniale, ecc.).

Il Comune potrà avvalersi di fornitori di servizi di consulenza che ove, ai soli fini della prestazione richiesta, vengano a conoscenza dei dati personali degli interessati, saranno debitamente nominati Responsabili del trattamento a norma dell’art. 28 GDPR. I dati non saranno comunicati o comunque trattati in paesi fuori dell’UE e potranno essere diffusi sul sito web del Comune nei casi precedentemente descritti.

I dati personali saranno conservati dal Comune di Napoli per i tempi necessari al raggiungimento delle finalità di raccolta e stabiliti dalla normativa vigente e/o dai regolamenti.

Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, rispetto ai dati raccolti, l’interessato può esercitare i seguenti diritti: accesso, cancellazione, rettifica dei dati di contatto o diffusi a mezzo stampa, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento e revoca del consenso. Tali diritti possono essere esercitati mediante richiesta al Responsabile della protezione dei dati, ai contatti sopra indicati. Inoltre, l’interessato ha il diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le modalità riportate all’indirizzo: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

email: webmaster@comune.napoli.it  
PEC: portaleweb@pec.comune.napoli.it
Comune di Napoli, Portale Web e Social Media, piazza Municipio, 80133 Napoli
Telefono: + 39 81 7954580/1/2/3